Grupos de invitados

Un grupo es una lista de contactos que queda guardada en tu productora, no en un evento. Sirve para no cargar a las mismas personas una y otra vez: armás Prensa una sola vez y, en cada evento, les mandás cortesías a todos juntos.

Es útil si tenés, por ejemplo:

• Periodistas que invitás a cada fecha.
• Sponsors con entradas incluidas en su acuerdo.
• Amigos de la casa, artistas invitados o clientes especiales.

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Dónde están

En el menú principal de tu panel (fuera de cualquier evento), abrí Mi equipo → Grupos. La pantalla se llama Grupos de invitados.

Cada grupo aparece como una fila con su nombre, su descripción y cuántas personas tiene. Tocá la fila para abrirla y ver a su gente.

Armar un grupo

1. 01

   Tocá Nuevo grupo. Si todavía no tenés ninguno, el botón dice Crear mi primer grupo.

2. 02

   Completá:

   • Nombre del grupo (obligatorio): por ejemplo Prensa, VIP o Sponsors.
   • Descripción (opcional): te sirve para distinguir grupos parecidos, como Prensa y Prensa interior.
3. 03

   Tocá Crear grupo. El grupo aparece vacío en la lista.

4. 04

   Cargá a las personas con Agregar persona o Importar contactos (te lo explicamos abajo).

Cargar personas

De a una

Abrí el grupo y tocá Agregar persona. El Nombre es obligatorio; el Email y el Teléfono son opcionales, pero el mail hace falta para que la cortesía le llegue sola. Tocá Agregar.

Una lista entera

1. 01

   Abrí el grupo y tocá Importar contactos.

2. 02

   Pegá la lista (un contacto por renglón, con nombre y correo) o subí una planilla Excel (.xlsx) o CSV de hasta 3 MB, con «Nombre» y «Email» en la primera fila.

3. 03

   Tocá Revisar la lista. Antes de agregar nada ves qué entra: los contactos nuevos, los repetidos (ya están en el grupo o aparecen dos veces) y los que tienen problemas (por ejemplo, el correo está mal escrito). Sólo se agregan los nuevos.

4. 04

   Tocá Agregar para confirmar. El botón te dice cuántos contactos se suman.

Mandarle cortesías a un grupo

Los grupos no envían nada por sí solos: las cortesías se mandan desde cada evento.

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   Entrá al evento → Equipo e invitados → Cortesías.

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   Tocá Enviar a un grupo, elegí el grupo en Elegí un grupo y tocá Configurar envío. Los grupos sin personas no se pueden elegir.

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   Se abre un envío con las personas del grupo ya cargadas. Elegí el tipo de entrada, la cantidad por persona y quién recibe las entradas, revisá la lista y confirmá. Te lo explicamos paso a paso en Importar invitados.

Lo que cambies en ese envío (sacar a alguien, corregir un mail) no modifica el grupo guardado.

Mantener tus grupos al día

• Buscar: dentro de un grupo, usá Buscar por nombre, mail o teléfono.
• Cambiar el nombre o la descripción: tocá Editar en la fila del grupo y después Guardar cambios.
• Borrar a una persona: tocá Borrar en su fila y confirmá con Sí, borrar. No se puede deshacer.
• Borrar el grupo: tocá el tacho de la fila y confirmá con Sí, borrar el grupo. Se borran el grupo y las personas que cargaste en él. Las cortesías que ya mandaste no se tocan.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar el mail de una persona del grupo?

Hoy no se puede editar una persona ya cargada. Borrala y volvé a agregarla con el dato correcto.

¿Una persona puede estar en varios grupos?

Sí. Puede estar, por ejemplo, en Prensa y en VIP. Dentro de un mismo grupo, la importación no suma repetidos.

Si borro a alguien del grupo, ¿pierde su cortesía?

No. Las cortesías que ya le mandaste siguen valiendo. Borrarlo sólo hace que no aparezca en los próximos envíos de ese grupo.

¿Quién ve mis grupos?

Sólo tu productora. Otras productoras de Vorta no los ven.

¿Hay un límite de grupos?

Podés armar los grupos que necesites. Para una lista muy grande, usá Importar contactos en vez de cargarla a mano.

Siguientes pasos

• Cortesías: cómo funciona cada cortesía y qué recibe el invitado.
• Importar invitados: el paso a paso del envío.