Importar invitados (cortesías en cantidad)
Mandá cortesías a muchas personas de una vez desde una planilla, un PDF, una lista pegada o un grupo guardado, revisando todo antes de enviar.
Si tenés que invitar a decenas o cientos de personas (prensa, sponsors, una delegación, una lista que te pasó un artista), no hace falta cargarlas de a una. Con Importar invitados armás un envío: traés la lista, la revisás y recién cuando confirmás se emiten las entradas y salen los correos.
Cada persona recibe una cortesía de verdad: una entrada gratis a su nombre, con su QR. Si todavía no sabés qué es una cortesía, empezá por Cortesías.
Ir a mis eventosDónde está
Entrá al evento → Equipo e invitados → Cortesías → tocá Importar invitados. Vas a ver la pantalla Prepará un envío de cortesías con el botón Crear envío y, más abajo, Tus envíos: los que dejaste en borrador y los que ya confirmaste.
Un envío tiene tres pasos, que ves siempre a la izquierda: Configurar envío, Cargar invitados y Revisar y enviar. Mientras no confirmes, no se emite ninguna entrada ni sale ningún correo.
Paso 1: Configurar envío
Tocá Crear envío.
Poné la Cantidad de entradas que le das a cada persona (de 0 a 20) y, si el evento tiene extras, los Extras por persona. Si después cambiás estos valores, tocá Aplicar estas cantidades a todas las personas para que se apliquen a toda la lista.
Ponele un Nombre del envío, por ejemplo Prensa sábado o Sponsors. Es para que lo reconozcas vos.
Elegí el Tipo de entrada. Se aplica a todas las personas del envío. Si el evento tiene varias fechas, elegí también la Fecha del evento.
Elegí quién recibe las entradas (te lo explicamos abajo).
¿Quién recibe las entradas?
| Opción | Cómo funciona | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Cada invitado recibe sus entradas | A cada persona le llega su propio correo con sus entradas. Necesitás el mail de todas. | Prensa, sponsors, invitados que van por su cuenta. |
| Una persona recibe todas las entradas | Le mandamos todas las entradas del envío a una sola persona, que las reparte. Los invitados no necesitan mail propio. Completás Nombre del destinatario y Correo del destinatario. | Un club, una banda, una empresa o una delegación que tiene un responsable. |
Con la segunda opción, el responsable recibe un correo con el botón Ver todas las entradas. Desde esa página puede pasarle a cada invitado su entrada individual.
Paso 2: Cargar invitados
Tenés cuatro formas de traer a la gente, y las podés combinar:
- Subir archivos: tocá Elegir archivos o arrastralos. Acepta PDF, Excel (.xlsx), CSV o TXT. Hasta 10 archivos de 3 MB cada uno.
- Pegar una lista: en O pegá una lista pegá nombres y correos separados por renglones, comas o espacios, y tocá Agregar a la nómina. Si falta el nombre, usamos el correo para identificar a la persona.
- Agregar persona: cargás a alguien a mano.
- Desde un grupo guardado: si empezaste el envío con Enviar a un grupo desde Cortesías, las personas del grupo ya vienen cargadas. Podés ajustar la lista sin tocar el grupo guardado. Mirá Grupos de invitados.
Cómo se leen los archivos
- Excel, CSV y TXT: leemos las columnas. Vas a ver un ejemplo de las primeras filas y, si hace falta, indicás qué tiene cada columna: Nombre, Apellido, Correo del invitado, Cantidad de entradas o No importar. Después tocá Incorporar (el botón dice cuántas personas suma) para sumarlas a la lista. Si una hoja de Excel no tiene títulos de nombre o correo, te avisamos que no la leímos: agregale «Nombre» y «Email» en la primera fila y volvé a subirla.
- PDF: lo lee una inteligencia artificial que busca nombres y correos en el documento, hasta 80 páginas. Revisá siempre el resultado: si el archivo necesita una revisión especial, te lo marcamos y antes de enviar te pedimos que confirmes que lo revisaste.
- Lista pegada: cuando no queda claro qué nombre va con cada correo, la inteligencia artificial intenta ordenarlo, pero sólo usa nombres que están en lo que pegaste; nunca inventa personas. Si no está segura, deja el nombre vacío para que lo completes vos.
Un envío admite hasta 3.000 entradas en total, pero todas cuentan para el tope de cortesías del evento (habitualmente 15 entradas; lo ves en la pantalla de Cortesías). Si vas a mandar más de lo que te queda, pedí que te amplíen el tope desde Soporte antes de armar el envío: si no, no vas a poder confirmarlo.
Si el PDF no se puede leer
Si ves el aviso La lectura de PDF no está disponible, convertí la lista a Excel o CSV, o copiala y pegala en O pegá una lista.
Paso 3: Revisar y enviar
En Revisá la nómina ves a cada persona con su nombre, su correo, la cantidad de entradas y el estado de la revisión. Ahí podés:
- Corregir un nombre, un correo o la cantidad, directo en la fila.
- Filtrar por Requieren revisión (falta el nombre, el correo está mal o la cantidad no es válida) o por Posibles coincidencias (personas repetidas, o que ya tienen una cortesía en esta misma fecha).
- Conservar una coincidencia que revisaste y está bien, con Revisé esta coincidencia y quiero conservarla.
- Excluir a quien no quieras invitar, de a una o eligiendo varias. Si te arrepentís, tocá Volver a incluir.
Cuando no quedan pendientes, revisá el resumen y confirmá:
Mirá el resumen. Te dice cuántas entradas se van a emitir y cuántos correos se van a mandar, y el cupo de cortesías disponible del evento. Si el envío lo supera, reducí cantidades antes de seguir.
Tocá Continuar. Se abre la confirmación ¿Confirmamos este envío?
Tocá Confirmar y enviar. Se emiten las entradas y los correos empiezan a salir.
El envío usa tu tope de cortesías
Todas las entradas de un envío cuentan para el tope de cortesías del evento y salen del tipo de entrada que elegiste. Si no alcanza el tope o no hay lugares libres, no se puede confirmar. Mirá cómo funciona el tope en Cortesías.
Guardar y seguir después
Podés armar el envío en varias sesiones. Arriba a la derecha ves si hay cambios sin guardar y el botón Guardar borrador. Si intentás salir con cambios pendientes, te preguntamos si querés Guardar y salir, Salir sin guardar o Seguir editando. Tus borradores quedan en Tus envíos.
Seguir los correos de un envío confirmado
Cuando confirmás, el envío muestra Las entradas ya están emitidas y el avance de los correos. Podés cerrar la pantalla: el envío sigue solo.
- Arriba ves cuántos Correos hay, cuántos fueron Aceptados por el proveedor, cuántos están Entregados y cuántos Requieren atención.
- Cada destinatario muestra cuántas entradas tiene y cuántas ya se usaron para entrar.
- Ver entradas abre las entradas de esa persona.
- Reenviar vuelve a mandar el correo.
- Corregir correo sirve si el mail estaba mal: cargás el nuevo y tocás Reemplazar acceso y enviar. Los QR y links anteriores que todavía no se usaron dejan de servir, para que la persona equivocada no pueda usarlos. No se suman lugares.
Las personas del envío también aparecen en la lista de Cortesías del evento, una por fila.
Preguntas frecuentes
¿Se manda algo antes de que confirme?
No. Podés subir archivos, pegar listas y corregir todo lo que quieras: sólo se emiten entradas y salen correos cuando tocás Confirmar y enviar.
¿Qué formato tiene que tener mi planilla?
Una fila por persona y, en la primera fila, títulos como «Nombre» y «Email». Si tus columnas se llaman distinto, igual podés indicar qué es cada una antes de incorporarlas.
Tengo invitados sin mail, ¿cómo hago?
Elegí Una persona recibe todas las entradas: le llegan todas a un responsable, que las reparte. Con Cada invitado recibe sus entradas el correo de cada persona es obligatorio.
¿Puedo mezclar varios archivos en un mismo envío?
Sí, hasta 10 archivos. También podés sumar una lista pegada y personas a mano. Antes de confirmar, cada archivo tiene que estar incorporado o quitado.
Me equivoqué un mail y ya confirmé, ¿qué hago?
Buscá a la persona en el envío y tocá Corregir correo. Le mandamos las entradas a la dirección nueva y las anteriores dejan de servir.
¿Puedo dar de baja a alguien de un envío ya confirmado?
Sí, desde la lista de Cortesías del evento, con Dar de baja en su fila. Sus lugares vuelven al stock.