Cortesías (entradas de regalo)
Regalale entradas o extras a una persona con su nombre y su QR, seguí si le llegó y si entró, y dala de baja si hace falta.
Una cortesía es una entrada que regalás a nombre de una persona: prensa, artistas, sponsors, amigos de la casa o cualquiera que entre free. No pasa por la compra, no se cobra y no paga cargo por servicio. Es una entrada real: tiene su propio QR, ocupa un lugar del tipo de entrada que elegiste y se escanea en la puerta como cualquier otra.
Todo se maneja desde la sección Cortesías de cada evento.
Ir a mis eventosDónde está
Entrá al evento y, en el menú, abrí Equipo e invitados → Cortesías. Arriba ves el nombre del evento y, debajo, tres botones:
- Enviar cortesía: le regalás entradas a una persona.
- Enviar a un grupo: usás uno de tus grupos guardados (prensa, sponsors…). Te lo explicamos en Grupos de invitados.
- Importar invitados: cargás muchas personas de una vez desde una planilla, un PDF o una lista pegada. Te lo explicamos en Importar invitados.
Enviar una cortesía a una persona
Tocá Enviar cortesía. Se abre un formulario.
Completá los datos de la persona:
- Nombre de la persona invitada (obligatorio). Es el nombre que va a figurar en la entrada.
- Email (obligatorio). Ahí le llega la cortesía.
- Teléfono (opcional). Sirve para mandarle el link por WhatsApp después.
Elegí qué le regalás:
- Tipo de entrada: de qué entrada salen los lugares (por ejemplo, General o VIP).
- Función: sólo aparece si el evento tiene varias fechas. Es obligatoria: elegí a qué fecha lo invitás.
- Cantidad: cuántas entradas le das, de 0 a 20. Si le das más de una, cada entrada tiene su propio QR y deja pasar a una persona.
- Extras de cortesía: si el evento tiene extras (consumiciones, merch, estacionamiento…), podés sumarle algunos. Si ponés 0 entradas, la persona recibe sólo los extras.
- Notas (opcional): para vos; la persona invitada no las ve.
Tocá Enviar cortesía. Vas a ver el aviso Cortesía creada y la persona aparece en la lista. El correo sale solo en unos instantes.
¿Ya le mandaste una a esa persona?
Si ya hay una cortesía con el mismo nombre para esa misma fecha, el formulario te avisa antes de crear otra. Si es otra persona que se llama igual, tocá Enviar igual.
Qué recibe la persona invitada
- Un correo con el asunto Tu cortesía para y el nombre del evento. Trae su QR (uno por cada entrada), los datos del evento y, en general, un PDF adjunto listo para imprimir.
- Un link personal a su invitación. Lo abre desde cualquier celular o computadora, sin crear cuenta. Ahí ve sus códigos para entrar, puede descargar el PDF y también una imagen para subir a sus historias.
- Si le regalaste varias entradas, la página le explica que cada código deja pasar a una persona y que le pase uno a quien venga con ella.
- Si tiene cuenta en Vorta con ese mismo mail, la cortesía también le aparece en Mis entradas.
Cómo entra el día del evento
Muestra el QR en el celular o impreso y tu equipo de puerta lo escanea como cualquier entrada. Cada código sirve una sola vez. Los extras de cortesía tienen su propio QR y cada escaneo usa una unidad.
Para preparar la puerta, mirá Escanear entradas.
Seguir cada cortesía
Cada persona aparece en una fila con su nombre, el tipo de entrada, cuántas entradas tiene y la fecha en que la creaste. Además vas a ver:
| Lo que ves | Qué significa |
|---|---|
| Pendiente | La cortesía está creada y el correo todavía está en camino. |
| Enviada | Le salió el correo. |
| Vista | La persona abrió el link de su invitación. |
| Usada | Ya entraron con todas sus entradas. |
| Dada de baja | La cancelaste: sus códigos ya no sirven. |
| Entraron 1 de 3 | Cuántas de sus entradas ya pasaron por la puerta. Cuando entran todos dice Entraron todos. |
Debajo del nombre hay un link al envío de esa cortesía. Si el correo no llegó, la fila te avisa con El correo no llegó · revisalo en el envío. Tocalo: desde ahí podés reenviarlo o corregir el mail.
Para encontrar a alguien rápido, usá el buscador Buscar por nombre o mail.
Eventos con varias fechas
Si tu evento tiene varias funciones, las cortesías se agrupan por fecha y cada grupo muestra cuántas personas y cuántas entradas tiene. Las fechas que ya pasaron aparecen plegadas. Con el selector de fechas podés ver una sola función.
Compartir el link por otro lado
Si preferís mandarlo vos, cada fila tiene un botón WhatsApp que arma el mensaje con el link. En el menú de tres puntos de la fila también tenés:
- Email: abre tu correo con el mensaje listo.
- Copiar link: para pegarlo donde quieras.
- Descargar PDF: las entradas en PDF, por si querés imprimirlas o mandarlas vos.
- Ver envío: el detalle del correo de esa cortesía.
Cambiar los extras
Mientras la cortesía esté vigente, tocá Modificar extras en su fila. Podés agregar o quitar unidades que todavía no se usaron. Al tocar Guardar y avisar, la persona recibe un correo con el contenido actualizado y su link sigue siendo el mismo.
Dar de baja una cortesía
En la fila de la persona, abrí el menú de tres puntos y tocá Dar de baja.
Leé la confirmación y tocá Sí, darla de baja.
Los códigos que le mandaste dejan de funcionar y los lugares vuelven al stock del evento. Si esa persona, o alguien que venía con ella, ya entró, esa entrada no se toca: nadie que ya esté adentro se queda sin nada.
El tope de cortesías del evento
Cada evento tiene un tope de entradas de cortesía. Lo define Vorta: el valor habitual es 15, y puede ser distinto en tu evento. Cuenta entradas, no personas: una cortesía de 3 entradas usa 3 lugares del tope. Las cortesías que sólo tienen extras no lo usan.
- Cuando ya repartiste alguna, arriba de la pantalla ves cuántas te quedan, por ejemplo Te quedan 9 cortesías de 15, con una barra.
- Si llegás al tope, ves Llegaste al tope de 15 cortesías para este evento. Si das de baja una cortesía, su lugar se libera.
- Si necesitás más, pedilo desde Soporte contando para qué evento y cuántas.
Las cortesías ocupan lugar
Cada entrada de cortesía sale del tipo de entrada que elegiste. Si ese tipo de entrada no tiene lugares libres, la cortesía no se crea. Tenelo en cuenta al definir cuántas entradas ponés a la venta.
Cuándo no se puede enviar una cortesía
- El evento todavía no tiene fecha: ponele una antes de invitar.
- El evento está cancelado o ya terminó.
- La función elegida está cancelada o ya pasó.
- El evento no tiene tipos de entrada cargados.
- Ese tipo de entrada no tiene lugares libres.
- Llegaste al tope de cortesías del evento.
Preguntas frecuentes
¿Las cortesías tienen algún costo?
No. No hay pago, así que no se cobra cargo por servicio. Tampoco cuentan como ventas en tus números: ocupan lugar, pero no suman plata.
¿La persona invitada necesita crear una cuenta?
No. Todo funciona con su link personal. Si ya tiene cuenta con ese mismo mail, además la ve en Mis entradas.
Le di 4 entradas a una persona, ¿cómo entran los demás?
Cada entrada tiene su propio QR. La persona puede mostrarlos todos desde su celular o pasarle a cada acompañante su código. En la puerta se escanean por separado.
¿Qué hago si no le llegó el correo?
Fijate que el mail esté bien escrito. Tocá el link del envío en su fila: desde ahí podés reenviarlo o corregir la dirección. También podés mandarle el link por WhatsApp o con Copiar link.
¿Puedo cambiarle la cantidad de entradas a una cortesía ya enviada?
No se pueden editar las entradas. Dala de baja y creá una nueva con la cantidad correcta. Los extras sí se pueden cambiar con Modificar extras.
¿Puedo pedir más cortesías que el tope?
Sí. Escribinos desde Soporte y el equipo de Vorta revisa el tope de ese evento.
Siguientes pasos
- Importar invitados: mandá cortesías a muchas personas de una vez.
- Grupos de invitados: guardá a la gente que invitás siempre.
- Cupos apartados: guardale lugares pagos a un grupo.
Códigos de descuento
Crear códigos que bajan el precio de las entradas en la compra online — por porcentaje o monto fijo, con tope de usos, y prenderlos o apagarlos cuando quieras.
Importar invitados (cortesías en cantidad)
Mandá cortesías a muchas personas de una vez desde una planilla, un PDF, una lista pegada o un grupo guardado, revisando todo antes de enviar.