Grupos del equipo - asignar a tu gente a un evento de una vez
Armá grupos fijos con la gente de tu equipo (RRPP, puerta y boletería) y asignalos a un evento en un solo paso, con todo lo que hace cada persona.
Si para cada evento trabaja casi siempre la misma gente, no hace falta asignarla persona por persona. Armás un grupo una sola vez —por ejemplo «RRPP zona norte» o «Puerta del club»— y después lo asignás a cada evento en un solo paso.
Al asignar un grupo, cada persona queda en todo lo que hace en tu equipo: si es RRPP, queda vendiendo con su link en ese evento; si tiene permiso de Puerta, queda para escanear entradas; si tiene Boletería, queda para vender en la puerta. Una persona con las tres funciones queda en las tres.
Ir a GruposNo son los grupos de invitados
Los grupos del equipo son la gente que trabaja en tus eventos. Las listas de personas a las que les mandás invitaciones son otra cosa: están en Grupos de invitados.
Antes de empezar
Solo podés sumar a un grupo a personas que ya están en tu equipo, en la pestaña Personas de Equipo. Lo que cada una puede hacer (RRPP, Puerta, Boletería) se decide ahí, no en el grupo. Ver Armar el equipo de tu productora.
Crear un grupo
Entrá a Equipo. En la computadora, en el menú, dentro de Mi equipo, tocá Equipo. En el celular, tocá Más en la barra de abajo y después Equipo.
Abrí la pestaña Grupos y tocá Crear grupo. Si todavía no tenés ninguno, el botón dice Crear el primer grupo.
Escribí el Nombre del grupo, por ejemplo «RRPP zona norte». No puede repetirse con el de otro grupo tuyo.
En «Quiénes están en el grupo», tocá a cada persona de Tu equipo para pasarla a En el grupo. Podés buscar por nombre o email. Un grupo puede tener hasta 200 personas.
Tocá Crear grupo. Vas a ver «Creaste el grupo» y el grupo aparece en la lista con sus integrantes y cuántas personas tiene.
Asignar un grupo a un evento
Lo podés hacer desde la pestaña Grupos o desde adentro del evento. El resultado es el mismo.
Desde Equipo → Grupos
En el grupo, tocá Asignar a un evento. En el celular el botón es solo el ícono de un calendario con un +, a la derecha del grupo. Se abre «Asignar «nombre del grupo» a un evento». Solo aparecen los eventos que todavía no terminaron ni se cancelaron.
Elegí el Evento. Vorta te muestra cómo va a quedar, por ejemplo: «Del grupo quedan asignadas: 2 personas que venden con su link, 1 persona que escanea entradas, 1 persona que vende en la puerta».
Si en el grupo hay RRPP, podés completar dos datos opcionales:
- Comisión de venta con link para este evento: si lo dejás vacío, los que se suman por primera vez cobran la comisión que tienen en tu equipo, y quien vuelve a este evento recupera la que tenía.
- Cuántas entradas puede vender con su link cada persona: si lo dejás vacío, quien vuelve conserva su tope y los nuevos quedan sin tope.
Tocá Asignar grupo.
Desde adentro del evento
En RRPP o en Equipo de puerta del evento, tocá el botón de los tres puntitos de arriba y elegí Asignar un grupo del equipo. Elegí el Grupo y tocá Asignar grupo. Aunque lo hagas desde RRPP, también quedan asignados a la puerta y a la boletería quienes tengan esos permisos, y al revés.
Cómo quedó la asignación
Al terminar ves «Así quedó la asignación», separado por tarea: Venta con link, Escanear entradas y Venta en la puerta. En cada una te dice cuántas personas:
- sumadas: quedaron asignadas por primera vez en este evento;
- volvieron con su mismo link (RRPP) o recuperaron el acceso (puerta y boletería): ya habían estado asignadas y se las habías sacado;
- ya estaban: ya estaban asignadas, no cambia nada.
Si alguien no se pudo asignar, aparece como persona omitida con el motivo, por ejemplo «No tiene acceso a tu equipo (está desactivada)». El resto del grupo se asigna igual. Tocá Listo para cerrar.
Asignar dos veces el mismo grupo al mismo evento no duplica a nadie: todo figura como «ya estaban» y los links de los RRPP siguen siendo los mismos.
Vorta no les avisa
Asignar un grupo no le manda un mail a nadie. Contale vos a tu gente en qué evento trabaja.
Editar o eliminar un grupo
- Para editarlo, tocá el grupo en la lista. Se abre Editar grupo: cambiá el nombre, sumá o sacá personas y tocá Guardar cambios.
- Para eliminarlo, abrilo y tocá Eliminar grupo. Vorta te pregunta «¿Eliminar el grupo «nombre»?»: confirmá con Eliminar grupo o tocá Volver.
Sacar a alguien del grupo, o eliminar el grupo entero, no lo quita de los eventos donde ya está asignado: solo se borra la lista. Para sacar a alguien de un evento, hacelo desde RRPP o Equipo de puerta de ese evento.
Preguntas frecuentes
¿Una persona puede estar en varios grupos?
Sí. Si la asignás con dos grupos al mismo evento, la segunda vez figura como «ya estaba».
Sumé a alguien al grupo después de asignarlo, ¿ya quedó en el evento?
No. La asignación toma a la gente que está en el grupo en ese momento. Volvé a asignar el grupo al evento: los que ya estaban no cambian y la persona nueva se suma.
¿Por qué alguien del grupo no quedó como RRPP?
Porque en tu equipo no tiene el permiso de RRPP. El grupo asigna a cada persona solo en lo que puede hacer. Para cambiarlo, editala en Equipo → Personas.
Una persona aparece como «sin acceso» en el grupo
Es alguien a quien le quitaste el acceso a tu equipo. Sigue en la lista del grupo, pero al asignarlo queda omitida hasta que le devuelvas el acceso.
¿Puedo asignar un grupo a un evento que ya terminó?
No. Desde Grupos solo aparecen los eventos que todavía no terminaron ni se cancelaron.
Siguientes pasos
Darle acceso a la productora a otra persona
Invitá a un socio o a alguien de confianza para que administre los eventos y los cobros de tu productora con su propia cuenta.
Una persona con varios roles
Cómo trabaja alguien que es RRPP, escanea en la puerta o atiende la boletería, y cómo cambia de una tarea a otra con su misma cuenta.